PEDOMAN IMPLEMENTASI ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.

2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Penyebab Gagalnya ERP:
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP
- Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi

TIPS MEMILIH ERP

Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:

1. Knowledge & Experience: knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup.

2.Selection Methodology: ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3. Analisa Business Strategy: bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Pendekatan Implementasi ERP

1. The Big Bang

Strategi penerapanseluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh perusahaan.

Kelebihannya :

- hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru

- sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal

Kekurangannya :

implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

2. Step by Step (Phased Approach)

melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.

Kelebihannya :

- kompleksitas dapat dikurangi

- memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal

- ongkos tidak terlalu membebani

Kekurangan :

- waktu implementasi keseluruhan lebih panjang

- Manfaat ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal

Teori Fase Implementasi ERP

1. Sumber: Deloitte, 1999

1. Fase first wave: Tahapan awal dari sebuah implementasi ERP, aktivitasnya berupa proses instalasi sistem ERP pada perusahaan sampai dengan ERP tersebut go live pada perusahaan.
2. Fase second wave: Fase sesudah implementasi dimana merupakan tahapan dilakukannya proses-proses untuk mencapai benefits dari implementasi ERP

2. Sumber: Markus & Tanis (1999)

 












Project chartering
Perusahaan menentukan keputusan berkaitan dengan implementasi sistem ERP dan pendanaannya.

Pihak-pihak yang terlibat dalam fase ini:
- eksekutif perusahaan
- Vendor
- IT specialist
- Konsultan.

Aktivitas-aktivitas utama pada fase ini:
- Mengemukakan ide implementasi sistem ERP
- Analisis indikator kinerja yang akan menjadi ukuran
- menyeleksi paket software ERP
- menyusun anggaran
- membuat project plan.

The Project (configure & rollout)
ERP mulai diimplementasikan sampai siap untuk digunakan oleh perusahaan.

Pihak-pihak yang terlibat dalam fase ini:
- Manajer Proyek
- Anggota Tim Proyek
- Vendor
- Konsultan.

Aktivitas-aktivitas utama pada fase ini:
- Penyusunan detail project plan,
- Membangun sistem ERP
- Melakukan training kepada pengguna. 


3. Sumber: Esteves & Pastor (1999)

Adoption DecisionMerupakan fase dimana seorang manajer harus mengetahui kebutuhan perusahaan terhadap sistem ERP yang baru dan menganalisis dampak sistem ERP pada tigkat bisnis dan organisasi.

Acquisition merupakan fase dimana dilakukan pemilihan produk ERP yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menghindari kostumisasi yang besar.

Implementation merupakan fase dimana sistem ERP yang diadopsi dilakukan kostumisasi atau parameterisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.